高级行政助理

高级行政助理,职位描述

总结

功能:提供先进水平的行政和秘书支持。

范围:影响部门的效率和生产率。

基本工作职能:

· 执行复杂的管理职责。

· 组成正式和非正式的信件。

· 创建和格式的报告。协调人力资源部门的活动。

· 为员工解释制度政策。

· 监控和平衡公司中心预算活动。

· 确保及时提交所需的报告/文件手稿和资助通过跟踪阶段,提醒研究者和启动响应过程。

· 参与并协助病人护理过程中通过从患者处理电话,咨询医师、护理中心和新病人转诊。

· 协助教师建立或维护咨询实践,提供专业和支持协助新病人和医生。协调和维护培训,奖学金,观察者和/或访客计划部门。

· 负责部门的采购。

· 开发和确定优先级和监控状态的特殊项目。

· 指导和协调所有项目活动通过委托下属和建立预算控制系统来控制支出。

· 特殊项目包括规划和实施信息系统和/或格兰特和合同准备。

· 协助部门的战略规划。

· 坐标函数包括物理设施的维护、盘点和空间规划。

· 分配的其他职责。

需求

· 学历要求:高中文凭或同等学历。

· 教育优先:学士学位或大专学位。

· 经验要求:5年的行政/秘书经验。与首选的副学士学位,三年所需的经验和首选的学士学位,一年所需的经验。

· 经验者优先:没有。

· 许可/认证要求:没有。

· 许可/认证者优先:没有

· 其他要求:必须通过职前技能测试要求,由人力资源。

工作具体的能力:

行政级别的支持

1。 提供高层管理支持部门内的所有教师。

2。 负责协调所有教员的旅游活动。任务包括:

· 通过该机构的公司旅行社预订航班

· 安排租车、酒店住宿、会议注册,并确保所有旅游支出处理根据制度指导和及时报销。

· 安排旅行通过同意旅游系统。

· 维护部门的电话列表和组织结构图。

3所示。 提供监督行政过程的影响和部门的操作部分。任务包括:

· 执行管理备份或桌子上覆盖EA

· 团队领导/指导职责

· 培训行政支持人员,以确保活动,电话覆盖范围和维护作业。

· 维护和组织办公用品和设备的库存,确保列表是准确的和更新的要求。

· 准备,排序,和/或路线传入和传出邮件/运输/包内的部门。

· 该部门主要科隆诺斯计时员。

· 生成报告、文档、演示文稿和电子表格等格式表、图表、图形和图像。

· 输入日历条目,撰写正式和非正式的信件。

· 处理高度机密信息坚持健康保险流通与责任法案规定在处理病人的信息。

· 管理的法律要求,安全库存的幻灯片或块,确保同意。

· 保持准确的和一致的记录病理托管人角色和练习要求一般的幻灯片上成熟的判断和材料以外的安德森。

· 与法定代理和机构关于病人的材料和确保收费服务的集合。

· 遵循旧的请求,沟通处理机构。

· 坐标与法律服务官MD安德森关于过程,特殊要求,新的指导方针。

· 幻灯片的请求发送给细胞病理学文件房间并与文件类型的请求和幻灯片订单和地位的回报。

· 维护病人安全的标本和组织发送,使用适当的chartfields航运。跟踪付款和收入的病理学合法请求。

· 调查机构申请材料,确保安全性和遵循协议释放并返回。

部门资产和金融支持

1。 作为部门根据需要买家利用机构资源的一个系统。

2。 提交请求新的办公用品订单或设备在适当的和必要的。

3所示。 确保订单准备根据机构采购指南,确保可用性的资金,恰当的来源基金,并获得适当的授权签名和批准

4所示。 过程准确和及时的费用报告,包括后续的,确保所有费用及时报销。

5。 创建、过程和跟踪采购订单,费用报告等。

6。 监督、跟踪、协调,金融资金来源证明

7所示。 创建、审核、验证、跟踪和处理费用报告(s),采购订单(s),餐饮管理,提交的请求等教员和/或同伴。

8。 PRS教员的订单请求,即。、书籍、ipad、Mac和苹果产品,车损险订单、教员、研究产品作为备用办公室主管。乐动体育LDsports中国

9。 管理费用和平衡占病理记录要求和法律要求病人资料。

会议和会议协调

1。 负责调度和维护气会议、多学科肿瘤董事会,医疗主任会议、季度业务会议等。

2。 对考勤记录会议纪要并获取适当的签名。

3所示。 工作主动预测和准备所需材料所有会议、会议、约会、信件、电话、电话会议和跟进日历和突出问题。

乐动体育LDsports中国研究支持

1。 创建保持简历的,其他支持页面和NIH biosketch适当使用机构软件和其他机构格式所需的软件。编辑和校对文件错误和一致性。

2。 负责更新信息,每月,每个月的最后一天。

3所示。 创建、提交和跟踪病人材料使用适当的机构、部门和/或部门(例如,文件系统/程序房间请求,幻灯片成像、特殊染色滑动,提交材料,核心请求,等等)。

4所示。 协助研究相关的活动和项目乐动体育LDsports中国;包括但不限于协助准备/提交拨款,协议等。

5。 执行先进的行政职责相关的研究乐动体育LDsports中国教师、研究生研究员和研究乐动体育LDsports中国助理

6。 协助调度、补偿等研究乐动体育LDsports中国如有需要,有关活动。

7所示。 执行,协助史诗/烧杯SlicerDicer搜索研究教师项目,使用关键字和先进教师提供的医学术语。乐动体育LDsports中国

8。 负责搜索结果在教师的方向(不准确的结果,即。、财务或案例总数出现不准确)

9。 协助教师和/或文书支持提交手稿、摘要、书的章节,文章和引用使用任何适当的软件应用程序等作为微软文字处理软件和尾注。