行政助理

行政助理职位的主要目的是提供行政行政支持部门主席,副主席和部门。这个职位是负责执行复杂的管理任务需要相当大的专业性,机密性、响应能力、组织能力,独立决策、主动性和判断。这个候选人将坐标详细的、多方面的和高度负责的行政活动,往往具有机密性质的系主任,副主席和部门管理员。这个职位需要个人与部门人员沟通清楚(临床/研究),病人,各级和人员,以及其他部分/部门/部门内人员安德森癌症中心和周围的医学界达到高水平的质量和生产率在工作绩效。乐动体育LDsports中国

具体工作的能力

管理操作

日历管理/操作:
•组织会议,需要分钟,安排餐饮,为会议/会议提供后勤支持。
•建立预约。日历上记录相关的事件和函数。
•完成输入和/或处理餐饮请求和/或会议室请求(准备签名)两天内的请求所观察到的主管和证明由主管请求日期和征用日期。
•确保覆盖在需要时获得,参加会议的部门主管的椅子。
•他/她必须能够理解和应对电话交谈与医生和其他卫生保健团队的成员,内外的机构。清楚地写和/或清楚地传达口头人际或通过电话。处理电话礼貌,准确性和尊重保密和展示语法能力。回答电话在一个明确的和可以理解的方式。这包括完整消息准确日期,时间,姓名,号码和信息。

差旅管理
•评论日历准确性协调旅游安排教师招聘工作的主席和必要的;安排机票、地面运输、确认预订,请求议程,准备行程,酒店住宿,通信和获取详细信息。
•计算费用,准备费用报告/报销请求,并维护跟踪登录支出。

通信:
•写和写复杂的备忘录和信件利用正确的业务形式和正确的句子结构。
•准备利用各种软件图形和图表。所有文档必须校对准确之前返回给作者。
•沟通项目状态(完成或延迟)发起者和主管的要求。
•输入所有信件有98%的准确度初稿和100%的准确率第二稿就是明证主管符号的修正,并在一个工作日完成初稿就是明证日期提交并返回给主管审核。

行政协调:

报告/项目开发
•确保及时完成报告,代表董事长和或部门管理员,使用部门,部门或机构。确保这些报告中包含的信息是准确的和完整的。
•收集数据,根据需要准备演讲,并完成项目。
•协调部门项目涉及编译来自多个源的信息。
•演示能够独立工作并使用批判性思维技能。

手稿/ CV /协议:
•保持简历、其他支持和传记草图以各种格式教员和必要的合作者。
•协调协议和格兰特提交董事长的项目确保在期限前完成工作,修订,文件分发给适当的委员会,部门和/或人员。
•格兰特与资助团队合作协调提交通过组织和编译所需的形式和部分以及获得其他支持和传记素描页面。
•维护修改专业文档,书目库和grant-related文档。
•与教师定期审查文档,以确保信息的准确性和及时修正。
•保持尾注或其他参考数据库通过添加新的引用、修改或更新现有的引用和下载摘要
•协助手稿、摘要和报告。

招聘:
•协助教师招聘的过程包括招聘形式,广告,旅游安排,和演讲活动。
•为员工准备行程和信息数据包。

观察人士/游客:
•协助处理应用程序FAA和保持日历外部观察人士和游客前来。
•维护部门文件观察人士和游客。

发展:
•确保适当的对应关系维护与捐助者,包括确认和进展报告。
•维护信息数据库为年度捐赠开车。

采购和财务支持

采购/报销请求:
•完成输入和/或处理的付款请求,旅行请求,打印店/采购需求,满足订单,EAJs定单/请购单,旅行请求/补偿(即准备授权签名)及时。
•准备报销要求以外的讲座。必须沟通项目状态(完成或延迟)主管的要求。
•完整形式分配医师的执照更新。
•完成医疗/专业社会应用程序分配人员。
•监控,项目活动和平衡预算。跟踪和协调教师医生转诊服务(PRS)每月支出和可自由支配的账户。
•与财务团队合作,跟踪和为所有金融交易提供支持文档及时。
•跟踪格兰特和其它机构账户通过组织,维护必要的每月所需文件。
•能够利用金融系统和资源,协助教师在确定最好的利用金融资源,采购、人员经费等。
•处理购买订单(PO)请购单采购的物品要求椅子和/或其他被确定者和跟踪活动通过完成和关闭订单。
•维护和归档所有支持文件。
•提供请求者购买上的状态更新,每周,跟进如果延迟广泛或不清楚。
•作为购买的主要联络供应商和坐标交付。
•坚持资助方针、制度金融政策和部门内部控制程序。

分配的其他职责。